アフラック生命保険株式会社

　当社では、私傷病の休職者管理において、ExcelやAccessなど複数のツールを使っており、それぞれで履歴を確認し同じ情報を手入力する等、作業の効率化が課題でした。また、人事労務担当者が休職者ごとのスケジュール管理を手動で行っていることにより、タスクの抜け漏れリスクがありました。
　さらに、休職者管理においては、勤続年数や休職歴に応じて取得可能な休職期間が異なるため、それらを確認し計算する必要があります。休職申請内容の確認においては、不備で申請を差戻すこともあり、休職申請から受付まで時間がかかっていました。また、休職中における診断書提出の期限や管理者からの案内・通知文書の発送タイミングもバラバラで、スケジュール管理も大変でした。
　データ管理をする休職者が増えていく中で、こうした課題を踏まえ、ミスなく効率的に業務を行うためには、休職から復職までの一連の手続きを完結でき、対応履歴やタスク管理を本人・上司・人事労務担当者・医療職で共有できるシステムが必要と考えました。そしていくつかのツールを比較検討した結果、HARMONYの導入を決めました。

　休職者管理システムの選定にあたっては、いくつか重視したポイントがありました。まず、健康に関わるセンシティブな個人情報を取り扱うため、セキュリティ面がきちんと担保されていることです。例えば申請内容を限られた担当者のみが閲覧できるような設定を行う機能は必須でした。加えて、当社の就業規則にフィットするように、休職の取得可能期間の計算等をカスタマイズができるかという点も、重視していたポイントです。これらのニーズを満たしていたことがHARMONY導入の決め手となりました。

　また、当社ではこれまで、休職に関する手続きは社用端末を利用して申請を行っていましたが、休職中は治療に専念するため社用端末を返却する運用としていたことで、結果的に上司が代理で申請手続きを行う必要がありました。HARMONYは私用のスマートフォンやパソコンから申請が完結できるため、休職者の申請のハードルを下げるという点で、非常に魅力的でした。

　当社は、創業以来受け継がれてきた「人財を大切にするコアバリュー」に基づき、中期経営戦略の１つである「多様な人財の力を引き出す人財マネジメント戦略」において、人財が効果的・効率的に業務を行えるよう最適な環境を構築する「社員を活かす環境の実現」に取り組んでいます。

　休職中は会社とのつながりが希薄になるため、休職者は不安を感じてしまうこともあります。また、人事労務担当者への確認がある場合も、所属部署を介す必要があるとなると、状況によっては心理的負担を感じるケースもあります。「安心して休職して、安心して復帰する」という環境づくりのためには、そこにもケアが必要ですが、HARMONYは、休職者・上司・人事労務担当者がチャットで連絡を取り合うことができ、既読/未読を確認できるため、双方向のコミュニケーションの助けになっていると思います。また、産業医や医療職もこのチャット機能を活用することにより、定期的な心身の状況の把握ができています。

　導入にあたっては、当社の申請フローをHARMONYに置き換えるために、細かな点も仕様をカスタマイズしていただきました。また、導入後もヘルプデスクに問い合わせをさせていただいた際は迅速に対応いただいているほか、システム上の従業員データを更新していただくマスターメンテナンスも大変助かっています。

　今後も「社員を活かす環境の実現」に向けて、従業員が「安心して休職して、安心して復帰する」ための環境づくりに努めていきたいと考えています。その基盤を支えるツールとして、HARMONYを活用していきたいと思います。