従業員の働き方やメンタルヘルスが重要視されている今、パルスサーベイは意識調査の一環として多くの企業から注目されている調査方法です。そこで本記事では、パルスサーベイのメリット・デメリットや進め方などを詳しく解説します。併せて、意識したいポイントや具体的な質問例についてもお伝えします。
目次
パルスサーベイとは？
パルスサーベイとは、従業員の満足度を調査するために使われる意識調査のひとつです。パルス調査と呼ばれることもあります。パルスとは脈拍を意味しており、定期的な健康診断で脈拍をチェックするように、週に一度、月に一度などの高い頻度で、従業員の状態や企業と従業員の関係が良好かどうかを調査します。
調査はアンケート形式で行い、質問数は5～15問程度です。頻繁に行うため、数分で簡単に回答できるのが特徴であり、従業員の負担が少なく済むようになっています。
パルスサーベイの目的
パルスサーベイを実施することで、従業員が自身の状態を把握できたり、従業員の満足度や社内で起きている問題をすばやく把握できたりします。パルスサーベイに類似したモラールサーベイや、社内でのアンケートでも満足度調査はできますが、調査する項目や頻度は異なります。
先に述べたように、パルスサーベイは短期間で繰り返し行うため、現状抱えている悩みや不満などを従業員自身が振り返り、自己認識できることが特徴です。また、企業もその問題点の早期解決に向けて取り組むことができ、その後、従業員の状態が改善されたかを随時確認できるのです。
パルスサーベイのメリットとデメリット
パルスサーベイには、従業員満足度やエンゲージメントの向上に役立つなどのメリットがあります。その一方でデメリットもあるため、実施する際はそれらを把握するのが大切です。パルスサーベイのメリットとデメリットについて解説します。
メリット① 従業員満足度をリアルタイムに把握できる
パルスサーベイは、週に一度、月に一度といった高い頻度で実施するため、従業員（組織）の状態をタイムリーに知ることができます。タイムリーに把握できれば、従業員の状態が変化したときに、その原因や背景などを推察しやすくなるでしょう。
原因や背景が推察できると適切なフォローや解決策を実施できる上、同様の問題が起きるのを未然に防げます。また、新たな人事制度を導入したときや、研修といった人事施策の後にも有効です。
パルスサーベイのデータが蓄積すると、検証・改善が行えます。調査や把握にかかる時間も短く、迅速に対応できるため、従業員のモチベーションも保てるでしょう。
メリット②従業員エンゲージメント向上に役立てることができる
パルスサーベイの結果を活用して、従業員へのフォロー体制をしっかり整えると、従業員のエンゲージメント向上につながります。従業員のエンゲージメントが向上すれば、従業員が業務にやりがいを感じながら自発的・意欲的に取り組むため、生産性の向上も期待できるでしょう。
また、課題の早期解決に向けた取り組みやフォロー体制の改善によって、チームワークが良くなり、働きやすい職場として人材流出のリスクを減らせるかもしれません。このように心身ともに健康であり、適切な環境や人間関係が整うことで、従業員はウェルビーイングな状態で仕事に取り組めるのです。
メリット③従業員自身の成長につながる
短いスパンで定期的にパルスサーベイを行い、その結果や推移を見ることで、従業員自身が仕事への対応や考えを内省できます。内省が習慣づけば、仕事に対して日頃から考慮できるようになり、自身の成長へとつながります。
内省と上司からのフィードバックや的確なアドバイスを繰り返すことで、パフォーマンスの向上にもつながるでしょう。
デメリット：明確な目的設定がないと、効果を発揮しづらい
パルスサーベイは、明確な目的や意図をもって実施しないとデータを活用しきれず、その効果を発揮できない側面もあります。スポット的に使ったり、毎月1回の定点観測的に実施したりするなど頻度もさまざまですが、あらかじめしっかりと利用目的を設定し、それに応じて計画的に実施しましょう。
また、アンケートへの回答やフィードバックがいつまでも反映されなければ、かえって従業員からの信頼度を損なう恐れもあります。アンケートの回答で不満や変化が読み取れる場合には、ある程度早いスパンで従業員をフォローしたり、問題点を改善したりする姿勢が企業に求められます。
パルスサーベイの進め方
パルスサーベイは目的や質問項目を決めてから行うのがポイントです。また、実施後にデータ集計と分析を行うのも大事です。パルスサーベイの進め方を紹介します。
1.実施する目的を決める
まずは、調査を実施する目的を決めましょう。なぜ調査が必要なのか、何を改善したいのかを自社が持つ問題点や課題、企業理念などをもとに明確にします。
例えば、「従業員が抱えている不満」「業務の進め方の見直し」「メンタルヘルスの対策」などが目的に挙げられます。
2.質問する項目を決める
質問数は5〜15問程度で、数分で答えられるようにします。仕事や職場に対してなど、目的に応じてさまざまな観点から質問を選択します。併せて、日程や回答の期限、未回答者への対応なども決めておくと良いでしょう。
3.パルスサーベイを実施する
メールや社内SNSなどを利用して、サーベイURLを配信します。実施する際は、あらかじめ数日前に従業員へ配信日を周知しておきましょう。業務開始前や昼休みなど、アンケートに答えやすい時間帯に送るのもポイントです。
4.データを集計し、分析する
調査が終了したら、回答を集計して分析を行います。この時、調査した日からできるだけ期間を空けないようにしましょう。この作業をスピーディーに行うことで、従業員はきちんと向き合ってくれていると感じ、信頼関係を築けるというメリットにもつながります。
5.課題の対策を検討し、実行する
洗い出した課題の対策を検討し、実行します。パルスサーベイの実施により、過去の回答に比べて大きく変化があるなど解決すべき課題が上がったら、できるだけ早く対策案の検討やフォローを実施しましょう。
前回に比べてストレスを感じる従業員が多い、職場環境や業務内容に不満を感じる従業員が増えたといった場合は、その原因や対策などを各部署とも連携しながら状況把握・対策を検討します。
また、実名回答式のパルスサーベイを実施している場合は、該当従業員に個別面談等を行いフォローしたり、該当部署全体のマネジメントの見直しを行ったりすることも大切です。
パルスサーベイを導入する際のポイント
パルスサーベイを導入する際は、従業員へ目的や重要性を共有したり、環境を整えたりすることが重要です。ここでは、パルスサーベイを実施する際に意識したいポイントを解説します。
パルスサーベイの重要性や目的を従業員へ共有する
パルスサーベイを実施する際には、あらかじめその目的や頻度を全体で共有したり、従業員に対するメリットを提示したりすることが大事です。従業員自身が抱えている仕事もある中で、何度もサーベイを行えば、その回答はマンネリ化する可能性もあります。
このようなマンネリ化を防ぐためにも、企業側はサーベイ実施の目的などを周知し、企業の改善に努める姿勢を見せましょう。また毎回の調査を有意義なものにするためには、目的に応じて質問項目を変える、調査の主旨を変えるなどの対策も必要です。
素直な回答が得られる環境をつくる
パルスサーベイを匿名で行う場合は、個人が特定される心配がないことを周知しておきます。また、記名性で行う場合にも、回答の閲覧権限は人事部や経営陣のみなど限られた範囲に設定するとともに、回答は人事評価に影響しないといった明確な周知も必要です。
従業員が自身について素直に回答できるように、フィードバックの際も周りに回答が知られない環境を整えることを意識しましょう。
【項目別】パルスサーベイの質問例
最後に、パルスサーベイの具体的な質問例を紹介します。0～10点での評価、「あてはまる・あてはまらない」といった選択肢形式などを採用すると良いでしょう。
従業員満足度に関する質問
仕事に対して従業員がやりがいを感じているか、活き活きと働けているかを調べる項目です。
【質問例】
- 仕事をしていく中で自分自身の成長を実感できているか
- 自分の知識やスキルを発揮できているか
- 仕事にやりがいを感じられる瞬間はあるか
- 自分が先月行った業務に誇りを感じられるか
仕事へのモチベーションが低くなったなど、過去の内容と大きく変化があった従業員はフォローが必要です。
業務に関する質問
仕事内容や部署に対しての満足度を調査します。
【質問例】
- 現在与えられている仕事に対して満足しているか
- 自分の意見やアイディアが受け入れられているか
- 自分への期待を感じる機会はあるか
- 自分の仕事は自社に貢献していると感じられるものであるか
- ワークライフバランスを実現できているか
この結果が悪い場合は、仕事や職場環境に不満を持っている恐れがあります。個人だけでなく、部署やチームなども併せて結果を分析することが重要です。
企業のビジョンに関する質問
従業員が企業に対してどのように思っているのかを把握できます。
【質問例】
- 企業の経営理念やビジョンを理解できているか
- 自社での成長を感じているか
- 経営陣の方針に共感できるか
- 友人や知人、家族に自社のサービスを勧めたいか
企業と従業員のビジョンが異なると、企業に対して不信感を抱くことにつながる恐れもあります。従業員の不満や意見を経営陣と共有し、対策する必要があります。
メンタルヘルスに関する質問
現在の心理状況のようなメンタルヘルスを調べる項目です。
【質問例】
- 仕事を行う上でストレスを感じていないか
- 小さなことでイライラする場合があるか
- 睡眠時間は十分に取れているか
人間関係や業務に対するストレスなど、従業員のメンタルヘルスに関する問題に気づけなければ、業務意欲の低下や休職、離職につながる場合もあります。従業員のメンタルヘルスを把握し、改善につながる対策を行うのが大切です。
ハラスメントに関する質問
職場のハラスメントを把握する項目です。従業員自身がハラスメントを受けている場合と、周囲の人がハラスメントだと認識している場合の項目があれば、より課題を認識しやすいでしょう。
【従業員自身に関する質問例】
- 上司や同僚から、いやがらせや人格を否定される言動を受けた
- 自分の外見や身体的な特徴への発言を受けた
- 無視をされた、必要な連絡を共有されなかった
- 自分は適切な業務量を任せられているか
- 明らかに自分の能力以上の業務をさせられている
- 残業を強要されている
【周囲の人、環境などに関する質問例】
- 上司や同僚から、いやがらせや人格を否定される言動を他の人が受けているのを見た
- 部署内の人間関係は良好だと感じるか
- 部署内の人間に対する上司の評価は適切であると感じるか
ハラスメントのように従業員が相談しづらい内容も、定期的に行うサーベイなら状態を把握しやすくなります。パルスサーベイで問題を把握し、解決に向けた施策の検討や、再発防止につなげましょう。
パルスサーベイを導入して組織全体の生産性をアップさせよう
リアルタイムに従業員の状態を把握でき、従業員のエンゲージメント向上にも活用できるパルスサーベイ。多くのメリットがある一方、高頻度で行う必要があるため、企業側や従業員にとって負担になる恐れもあります。企業全体で目的や重要性を共有したり、パルスサーベイに特化したクラウドサービスなどを上手く活用したりして、組織全体の生産性を向上させていきましょう。
アドバンテッジリスクマネジメントでは、組織の課題を見える化して解決まで導くパルスサーベイも取り扱っています。
