2019年4月から施行。事業者に課された「健康情報取扱規程」とは

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2019年4月1日、改正労働安全衛生法(以下「改正法」)が施行され、産業医・産業保健機能の強化策の一環として、健康情報保護に関する措置「健康情報取扱規程」の策定が事業者に義務づけられました。

具体的には、健康診断の結果など従業員の心身の状態に関する情報(以下、「健康情報」)の取扱いに関するルールについて、事業者側は目的を正しく理解した上で、適切な規程を策定する必要があります。

健康情報取扱規程が定められた背景とその内容

改正法では、事業者に対し以下の2点を義務づけています。
①労働者の健康確保に必要な範囲内での健康情報の取得・利用
②安全管理措置の義務

これは、労働者の健康を保持増進するためには、その担保として企業内で労働者の健康情報の保護を図らなければならないという背景によるものです。

一般に労働者の健康を管理するためには、まず事業者が健康情報を取得し、必要に応じて専門家に提供することになりますが、この取扱いについて労働者が不安を抱けば、自己の健康情報を提出することを拒むこととなり、施策の実効性が低下してしまうリスクがあります。

改正法では、産業医が事業者に対して、労働者の健康管理を適切に行うために必要な情報(健康診断や面接指導の結果による就業上の措置の内容、1か月80時間超の残業をした労働者の氏名、超過した時間および労働者の業務に関する情報等)を提供することも義務づけています。

こちらも、労働者個人の健康情報が含まれているので、保護しなければ、労働者は安心して健康相談をすることができなくなってしまうでしょう。しかし、健康情報を保護するにしても事業者ごとに取扱いが異なると混乱を招くため、厚生労働大臣は2018年9月に「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」(以下「指針」)を策定しています。

また、取扱いのルールを明確化するため、「健康情報取扱規程」を義務化することになったという流れです。
事業規模での例外はなく、全事業者が取扱規程を策定し、以下の9つの事項を定める必要があります。

(1) 健康情報を取り扱う目的と取扱方法
(2) 健康情報を取り扱う者とその権限、取り扱う健康情報の範囲
(3) 健康情報を取り扱う目的等の通知方法と本人同意の取得方法
(4) 健康情報の適正管理の方法
(5) 健康情報の開示、訂正等(追加・削除を含む)および使用停止等(消去・第三者への提供の停止を含む)の方法
(6) 健康情報の第三者提供の方法
(7) 事業承継、組織変更に伴う健康情報の引継ぎに関する事項
(8) 健康情報の取扱いに関する苦情の処理
(9) 取扱規程の労働者への周知の方法

事業者が注意すべき6つのポイント

1.健康情報について
「雇用管理分野における個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項」では、次に例示する健康情報を挙げています。事業者はこれらに留意して、事業場の状況に応じた取扱規程を策定することが求められています。

① 産業保健スタッフが労働者の健康管理を通じて得た情報
② 健康診断の結果
③ 長時間労働者や高ストレス者に対する面接指導の結果
④ 健康診断や面接指導の結果に基づく医師から聴取した意見や就業上の措置の内容
⑤ 保健指導の内容
⑥ 健康測定の結果
⑦ 欠勤や休職の際に労働者から提出された診断書

2018年4月の厚生労働省の指針では、健康に関する情報は「要配慮個人情報」として、一般的な個人情報よりも慎重な取り扱いをすることが求められています。本人が情報を提供したことで不当な扱いを受けたり、人事上で不利益を被らないように、事業者は守秘義務を遵守し、適切に健康情報を管理しなければなりません。

2.利用目的の特定と通知方法

利用目的は、「事業の用に供する」といった抽象的な内容では足りず、労働者の健康管理や就業上の措置などを実施する目的を、以下のようにできる限り具体的に特定しなければなりません。

事業者が健康情報等を取り扱う目的の具体的な内容の例に関する図
(出典:厚生労働省

目的を通知する方法としては、本人確認をした上で面談や電話で口頭により伝達する、遠隔者には文書を郵送する、常時使用している電子メールアドレスにメールを送信するなどの方法があります。指針は、「健康診断の事業者等からの受診案内等にあらかじめ記載する」とも例示していますので、利用目的とともに通知方法の例を取扱規程に定めておくことが必要です。

3.健康情報取得時の本人同意

健康情報を取得するには、法定の例外を除き、あらかじめ本人の同意を得なければなりません。このことを明記すると、労働者の不安を払拭できるでしょう。原則として労働者本人から直接同意を得る方法で取得し、同意の有無を明確にします。同意を得る方法には以下の例があります。

• 同意書に署名・押印してもらう
• Webサイト上の同意ボタンを設定しクリックしてもらう
• 本人が同意する旨を口頭で意思表示
• 同意する旨のメールを送信してもらう
• 同意する旨の確認欄にチェックしてもらう

4.健康情報の適正な取扱いのための体制整備

健康情報を取り扱う体制を整備し、部署や職種ごとにその権限や責任、役割分担、取り扱う健康情報の範囲を取扱規程に定めます。一般に、事業場内に産業医や保健師などがいれば一元管理してもらいます。医療職がいなければ衛生管理者(または衛生推進者)を情報管理の担当者に指定します。

担当者には守秘義務を課すことも明記した方がよいでしょう。また、何かしらの問題が発生した場合の報告連絡の経路、改善策を検討するステップも事前に整えておくことが大事です。

5.健康情報の取扱いと適正管理の方法

事業者は、法定の例外を除き、あらかじめ労働者本人の同意を得ないで、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて健康情報を取り扱ってはなりません。また、利用目的の達成に必要な範囲内において、健康情報を正確かつ最新の内容に保つとともに、労働者が退職して一定期間が経過した場合など利用の必要性がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければなりません。

消去する際には、紙はシュレッダーにかける、記録媒体を破壊するなどの措置を講じ、消去時に情報漏洩が起こらないようにする必要があります。以上のような内容を取扱規程に盛り込むとよいでしょう。個人の健康情報を保護するために、健康情報等を取り扱う者に対して教育研修を実施し、個人情報保護意識を高めてもらうことが大切です。

6.健康情報の第三者提供

事業者は法定の例外を除き、あらかじめ労働者本人の同意を得ないで、第三者に健康情報を提供することはできません。同意を得たとしても、第三者に提供をするに際しては、以下の事項について記録し保存する必要があります。

• 労働者本人の同意を得ている旨
• 第三者の氏名又は名称、その他の当該第三者を特定できる事項
• 個人データによって識別される労働者本人の氏名その他の当該本人を特定できる事項
• 個人データの項目

記録の保存期間は、作成方法によって異なるため注意しましょう。

健康情報の第三者提供規約に関する表
(出典:厚生労働省

労使でつくる「健康情報取扱規程」、50名以上の事業場には委員会設置義務も

厚生労働省の指針では、「取扱規程の策定に当たっては、衛生委員会等を活用して労使関与の下で検討」することが求められています。常時50名以上の労働者を使用する事業場においては労使で構成される「衛生委員会」において規程内容を審議することが必要です。

衛生委員会設置義務のない従業員50 名未満の事業場であっても、労働者の意見を聴く機会を設けることを求められていますので、全従業員または職場単位で集会を開催したり、労使同数で構成するタスクフォースを設置するなどの方法により、従業員参加型で取扱規程を作り上げることが望ましいでしょう。

健康情報は非常にセンシティブな情報なので、従業員側の意見を反映することで労働者の不安を払拭させながら運用していく必要があります。また、規程を作成するだけでなく従業員全員に理解してもらい実効性を高める必要があります。

取扱規程の周知方法として、「就業規則その他の社員規程等により定め、当該文書を常時作業場の見やすい場所に掲示または備え付ける、イントラネットに掲載を行う等の方法」を例示されていますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

参考資料:「労働者の心身の状態に関する情報の適正な取扱いのために事業者が講ずべき措置に関する指針」(厚生労働省)  

紙の健診結果や散在しているデータを一元管理、ストレスチェック結果とのクロス分析サービスも提供(予定)し、従業員の健康状態を”見える化”「アドバンテッジ健診結果管理システム」

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【筆者プロフィール】

「アドバンテッジJOURNAL」編集部

「アドバンテッジJOURNAL」編集部
導入企業数2,950社/利用者数417万人のサービス提供実績と、健康経営銘柄2023に選定されたアドバンテッジリスクマネジメントの知見から、人事領域で関心が高いテーマを取り上げ、押さえるべきポイントやつまずきやすい課題を整理。人事担当者や産業保健スタッフの“欲しい”情報から、心身のヘルスケアや組織開発、自己啓発など従業員向けの情報まで、幅広くラインアップ。「ウェルビーイングに働く」ためのトピックスをお届けします。

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